Hi5 Sea Logistics

Polityka prywatności Hi5 Sea Logistics Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku (80-298), przy ulicy Azymutalnej 9

Postanowienia ogólne

Hi5 Sea Logistics Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku (80-298) przy ulicy Azymutalnej 9 (dalej: „Spółka”) przywiązuje szczególną wagę do poszanowania prywatności oraz ochrony danych osobowych i nieosobowych osób fizycznych, w tym w szczególności jej klientów, kontrahentów, współpracowników, ich przedstawicieli lub reprezentantów oraz użytkowników odwiedzających lub korzystających z serwisu internetowego https://hi5-sealog.pl (dalej: „Serwis internetowy”).

Niniejszy dokument (dalej: „Polityka prywatności”) wyjaśnia na jakich zasadach, na jakich podstawach prawnych, w jakich celach, w jakim zakresie oraz przez jaki czas Spółka przetwarza przekazywane jej lub gromadzone samodzielnie przez Spółkę dane dotyczące osób fizycznych. Polityka prywatności zawiera także informacje na temat tego jakie prawa przysługują osobom, których dane Spółka przetwarza oraz jak można się z nami skontaktować w celu realizacji tych praw lub z jakimikolwiek innymi pytaniami dotyczącymi ochrony prywatności przez Spółkę.

Ilekroć w niniejszej Polityce prywatności używamy pojęcia „dane osobowe”, rozumiemy przez to wszelkie informacje identyfikujące lub umożliwiające identyfikację osoby fizycznej, takie jak np. imię, nazwisko, adres e-mail, nr telefonu itp. Poprzez „dane nieosobowe” rozumiemy z kolei wszelkie informacje dotyczące osoby fizycznej, które nie identyfikują lub nie umożliwiają identyfikacji tożsamości osoby fizycznej. Natomiast poprzez „przetwarzanie danych osobowych” rozumiemy wszelkie operacje lub zestawy operacji wykonywanych na danych osobowych lub nieosobowych lub ich zestawach w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, takie jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

Niniejszą Politykę prywatności przygotowaliśmy w oparciu o nałożone na Spółkę obowiązki wynikające z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119, z dnia 4.5.2016r., str. 1–88, dalej: Rozporządzenie 2016/679) jak i innych obowiązujących przepisów prawa.

Przetwarzając dane Spółka dokłada szczególnej staranności aby przetwarzanie to odbywało się zgodnie z przepisami prawa z poszanowaniem praw i interesów osób, których te dane dotyczą. W szczególności Spółka zapewnia, że zbiera dane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nie przetwarza ich dalej w sposób niezgodny z tymi celami; przetwarzane dane są adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co jest niezbędne do celu, w którym dane są przetwarzane; dane są merytorycznie poprawne i w razie potrzeby uaktualniane; oraz przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do realizacji celów, w których dane są przetwarzane.

Korzystając z usług, fanpage’a w mediach społecznościowych, a także Serwisu internetowego Spółki, czy nawiązując kontakt z nami, wyrażasz zgodę na przetwarzanie Twoich danych zgodnie z Polityką prywatności.

Niniejsza Polityka prywatności czyni zadość obowiązkowi informacyjnemu Spółki określonemu w art. 13 i 14 Rozporządzenia 2016/679.

Polityka prywatności jest okresowo aktualizowana i podlega okresowemu przeglądowi. Wszelkie archiwalne wersje Polityki prywatności dostępne są pod adresem: https://hi5-logistics.pl/polityka-prywatnosci/

Tożsamość administratora i dane kontaktowe

Administratorem danych osobowych jest Hi5 Sea Logistics Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku (80-298), ul. Azymutalna 9, NIP: 5842789841, REGON: 385186897KRS: 0000817666, hi5-sealog.pl, e-mail: kancelaria@hi5-sealog.pl.

Cel, zakres i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

Każdorazowo szczegółowy cel, zakres przetwarzanych danych oraz podstawa prawna ich przetwarzania wynikają z okoliczności faktycznych, w jakich Spółka staje się administratorem danych osobowych podmiotu danych. Przetwarzanie danych związane jest przede wszystkim z korzystaniem przez podmiot danych z usług oferowanych przez Spółkę, przebywaniem w obiektach zarządzanych przez Spółkę, kierowaniem do nas korespondencji lub nawiązywaniem z nami kontaktu w inny sposób, a także korzystaniem z fanpage’a Spółki prowadzonego w mediach społecznościowych lub korzystaniem z Serwisu internetowego Spółki.

Administrowane przez Spółkę dane osobowe mogą być przetwarzane w szczególności w następujących celach, zakresie oraz na następujących podstawach prawnych:
w celu zawarcia i wykonania umów – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 pkt. b Rozporządzenia 2016/679);
w celu wykonania obowiązków spoczywających na Spółce wynikających z przepisów prawa, w tym przede wszystkim przepisów z zakresu rachunkowości i prawa podatkowego, obejmujących przekazywanie danych uprawnionym do tego organom – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 pkt. c Rozporządzenia 2016/679);
w celu wykonania obowiązków spoczywających na Spółce wynikających z przepisów prawa, w tym przede wszystkim przepisów kodeksu pracy, w związku z prowadzeniem procesu rekrutacji (zatrudnienie) – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 pkt. c Rozporządzenia 2016/679);
w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji w zakresie danych niewymaganych przepisami prawa, a także dla celów przyszłych procesów rekrutacyjnych – podstawą prawną przetwarzania jest zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 pkt. a Rozporządzenia 2016/679);
w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów Spółki polegających w szczególności na możliwości ustalenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami przez Spółkę, prowadzeniu kontaktów z przedstawicielami kontrahentów Spółki przy bieżącym wykonywaniu zawartych z nimi umów, obsługi korespondencji kierowanej do Spółki, obsługi reklamacji czy prowadzenia marketingu bezpośredniego przez Spółkę – podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią (art. 6 ust. 1 pkt. f Rozporządzenia 2016/679).

Do celu zawarcia i wykonania umów Spółka gromadzi i przetwarza w szczególności następujące dane kontrahenta, osób go reprezentujących lub jego przedstawicieli – imię, nazwisko, nazwa firmy, adres zamieszkania/siedziby/do korespondencji (kod pocztowy, miejscowość, ulica, nr domu, nr lokalu), nr NIP, nr REGON, nr PESEL, seria i nr dokumentu tożsamości (dowód osobisty/paszport), dane kontaktowe (nr telefonu, adres e-mail), stanowisko, miejsce pracy, zakres zadań.

Do celów wykonania obowiązków spoczywających na Spółce wynikających z przepisów prawa, Spółka gromadzi i przetwarza dane osobowe w zakresie umożliwiającym Spółce wywiązanie się z tych obowiązków. Zakres przetwarzanych danych osobowych wynika przy tym bądź wprost z przepisów prawa lub ze stosowania zasady adekwatności i minimalizacji przetwarzania danych w powiązaniu z przepisami nakładającymi na Spółkę określone zobowiązania.

Do celów przeprowadzenia procesu rekrutacji w zakresie danych niewymaganych przepisami prawa, a także dla celów przyszłych procesów rekrutacyjnych, Spółka przetwarza dane osobowe w zakresie, w jakim dane te zostały udostępnione dobrowolnie przez osoby, których te dane dotyczą.

Do celów realizacji prawnie uzasadnionych interesów Spółka gromadzi i przetwarza dane osobowe w zakresie umożliwiającym Spółce realizację takich interesów, z poszanowaniem obowiązujących przepisów prawa lub zasady adekwatności i minimalizacji przetwarzania danych.

Odbiorcy danych

Co do zasady, nie udostępniamy przekazywanych Spółce danych osobowych osobom lub podmiotom trzecim, chyba że:

podmiot danych wyrazi nam na to stosowną zgodę;
przepisy obowiązującego prawa nakładają na Spółkę obowiązek udostępnienia danych osobowych właściwym organom publicznym lub innym podmiotom np. organom ścigania w związku z prowadzonymi przez nie postępowaniami;
przy wykonywaniu zadań związanych z przetwarzaniem danych osobowych Spółka posiłkuje się podwykonawcami, którym powierza administrowane lub przetwarzane przez Spółkę dane osobowe do przetwarzania celem udzielenia przez taki podmiot na rzecz Spółki pomocy w realizacji oznaczonego zadania.

Spółka w szczególności może przekazywać przetwarzane przez nią dane osobowe podmiotom świadczącym usługi na rzecz Spółki związane z przetwarzaniem tych danych, w tym w szczególności pracownikom lub współpracownikom Spółki, podmiotom będącym dostawcami systemów informatycznych i usług IT, operatorom pocztowym lub kurierom, podmiotom świadczącym usługi prawne, księgowe, podatkowe, windykacyjne lub podmiotom świadczącym usługi archiwizacji dokumentów.

Spółka powierzając dane do przetwarzania jej kontrahentom (podmioty przetwarzające dane), dokonuje powierzenia przetwarzania danych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz zawsze w określonym celu i za potwierdzeniem, że podmiot przetwarzający spełnia warunki ochrony danych osobowych określone obowiązującymi przepisami prawa.

W ramach przetwarzania danych przez Spółkę, Spółka może przekazywać dane osobowe do państw trzecich (spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego) lub organizacji międzynarodowych. W przypadku przekazania danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, Spółka dochowa wszelkich zobowiązań wynikających z obowiązujących przepisów prawa, aby przekazanie takie spełniało wymagane standardy ochrony danych osobowych.

Okres przechowywania danych osobowych

Spółka przechowuje dane osobowe w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres niezbędny do realizacji celów, w których dane te są przetwarzane.

W przypadku cofnięcia przez podmiot danych zgody na przetwarzanie danych osobowych, Spółka przechowuje dane osobowe do czasu skutecznego doręczenia jej oświadczenia o cofnięciu zgody oraz przez czas niezbędny do realizacji takiego żądania, jednak nie dłużej niż przez okres 14 dni od doręczenia żądania.

Okres przechowywania danych osobowych może zostać każdorazowo przedłużony przez Spółkę o okres przedawnienia roszczeń, jeżeli przetwarzanie danych osobowych będzie niezbędne dla dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami przez Spółkę.

Po okresie przedawnienia roszczeń dane osobowe będą przechowywane przez Spółkę jedynie w zakresie i przez czas wymagany przepisami prawa np. w przypadku faktur VAT dane przechowywane będą przez okres 5 lat od końca roku, w którym wystawiona została faktura.

Prawa podmiotów danych

Osoba, której dane osobowe dotyczą, posiada:
na podstawie art. 15 Rozporządzenia 2016/679 – prawo do uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jej dotyczące, a jeżeli ma to miejsce, prawo do uzyskania dostępu do tych danych;
na podstawie art. 16 Rozporządzenia 2016/679 – prawo do sprostowania danych osobowych;
na podstawie art. 17 Rozporządzenia 2016/679 – prawo do usunięcia danych osobowych (prawo do bycia zapomnianym);
na podstawie art. 18 Rozporządzenia 2016/679 – prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania jej danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 Rozporządzenia 2016/679;
na podstawie art. 20 Rozporządzenia 2016/679 – prawo do przenoszenia danych;
na podstawie art. 21 Rozporządzenia 2016/679 – prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych osobowych opartego na art. 6 ust. 1 lit. e) lub f) Rozporządzenia 2016/679;
jeżeli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody – prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
prawo do wniesienia skargi do organu nadzoru – jakim w Rzeczypospolitej Polskiej jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych – gdy osoba, której dane osobowe dotyczą uzna, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących tej osoby narusza przepisy Rozporządzenia 2016/679.

**Pliki cookies oraz dane eksploatacyjne**

Spółka gromadzi w dziennikach logów Serwisu internetowego dane i wykorzystuje je wyłącznie do celów administrowania Serwisem internetowym oraz do celów analitycznych i statystycznych.

Spółka nie przekazuje osobom trzecim jakichkolwiek danych użytkownika Serwisu internetowego, za wyjątkiem, gdy Spółka jest zobowiązana do przekazania danych na uprawnione żądanie organów na podstawie i w trybie określonym przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa.

Serwis przechowuje zapytania http kierowane do serwera Spółki. Przeglądane zasoby identyfikowane są poprzez adresy url. Szczegółowy wykaz danych przechowywanych w plikach logów serwera www obejmuje:

publiczny adres IP komputera, z którego nadeszło zapytanie (np. komputera użytkownika);
nazwę stacji klienta – identyfikacja realizowana przez protokół http, o ile jest możliwa;
czas nadejścia zapytania;
pierwszy wiersz żądania http;
kod odpowiedzi http;
liczbę wysłanych przez serwer bajtów;
adres url strony internetowej poprzednio odwiedzanej przez użytkownika (tzw. referer link) – w przypadku gdy przejście do strony Serwisu internetowego nastąpiło przez odnośnik;
informacje o przeglądarce użytkownika;
informacje o błędach jakie nastąpiły przy realizacji transakcji http.
Powyżej wymienione dane nie są wykorzystywane do identyfikacji określonych osób.
Pliki z logami przechowywane są przez Spółkę przez czas nieokreślony jako materiał pomocniczy służący do administrowania Serwisem internetowym. Spółka wykorzystuje pliki z logami m.in. do celów statystycznych lub analitycznych, przy czym generowane statystyki nie zawierają żadnych cech identyfikujących osoby odwiedzające Serwis internetowy.
Spółka celem zapewnienia jak najlepszej funkcjonalności Serwisu internetowego okazjonalnie analizuje pliki z logami w celu określenia, które strony Serwisu internetowego odwiedzane są przez użytkowników najczęściej, jakich przeglądarek internetowych użytkownicy używają najczęściej lub w celu określenia i analizy ewentualnych błędów Serwisu internetowego.
Pliki cookies (tzw. ciasteczka) to niewielkie informacje tekstowe w postaci plików tekstowych, wysyłane przez serwer Serwisu internetowego i zapisywane po stronie użytkownika Serwisu internetowego na jego urządzeniu końcowym wykorzystywanym do przeglądania Serwisu internetowego.
Serwis internetowy wykorzystuje pliki cookies (tzw. ciasteczka) lub podobnego typu technologie do celów związanych z wyświetlaniem treści oraz poprawy jakości usług (tzw. cookies serwisowe). Serwisowymi plikami cookies mogą być w szczególności:
user input cookies – pliki cookies będące identyfikatorem sesji z danymi wprowadzanymi przez Użytkownika na czas trwania sesji;
authentication cookies – pliki cookies wykorzystywane do usług wymagających uwierzytelniania na czas trwania sesji;
user interface customization cookies – pliki cookies wykorzystywane do personalizacji interfejsu Użytkownika, mające charakter trwały i przechowywane na czas trwania sesji jak i przez pewien czas po wygaśnięciu sesji;
user centric security cookies – pliki cookies wykorzystywane do zapewnienia bezpieczeństwa użytkownika, w szczególności do wykrywania nadużyć w procesach uwierzytelniania użytkownika;
analityczne pliki cookies – pliki cookies wykorzystywane do monitorowania ruchu na stronie internetowej (np. analityka danych w zakresie sposobu korzystania z serwisu internetowego, tworzenie raportów i statystyk dot. funkcjonowania serwisu itp.).

Serwis może wykorzystywać także marketingowe pliki cookies, które są zazwyczaj plikami pochodzącymi od podmiotów zewnętrznych współpracujących ze Spółką. Pliki te wykorzystywane są w szczególności do wyświetlania materiałów reklamowych w Serwisie internetowym, śledzenia które reklamy zostały wyświetlone użytkownikowi (celem unikania wyświetlania reklam ponownie), śledzenia liczby wyświetlanych reklam, śledzenia dostrzegania przez użytkownika produktów z wyświetlanych mu reklam itp.

W Serwisie internetowym dostępne są także wtyczki mediów społecznościowych odsyłające do profili Spółki oraz umożliwiające połączenie się użytkownika Serwisu internetowego z jego kanałami w mediach społecznościowych. Wtyczki mediów społecznościowych aktywowane są w momencie kliknięcia na nie. Do tego momentu żadne dane użytkownika (w tym adres IP) nie są wysyłane przez Serwis internetowy do sieci społecznościowych lub podmiotów obsługujących te sieci.

Zapisywanie plików cookies co do zasady jest domyślnym ustawieniem najbardziej popularnych przeglądarek internetowych (np. Chrome, Firefox, Internet Explorer itd.). Każdy użytkownik Internetu ma możliwość samodzielnej zmiany takich domyślnych ustawień w przeglądarce internetowej co skutkuje ograniczeniem lub wyłączeniem w ogóle stosowania takich plików na urządzeniach użytkownika. Całkowite wyłączenie zapisywania plików cookies może jednakże wpływać negatywnie na niektóre funkcjonalności Serwisu internetowego.

Przepisy prawa obowiązującego w Rzeczypospolitej Polskiej dotyczące korzystania z plików cookies wymagają uzyskania zgody użytkownika. Zgoda taka aktywnie wyrażana jest przez użytkownika Serwisu internetowego na początku korzystania z Serwisu Internetowego. Jeżeli użytkownik nie zgadza się na stosowanie plików cookies na jego urządzeniach może także aktywnie zmienić ustawienia przeglądarki internetowej w tym zakresie. Szczegółowe informacje dotyczące plików cookies i podobnych technologii dostępne są m.in. tutaj: https://wszystkoociasteczkach.pl/ oraz https://www.youronlinechoices.com/pl/.

W ramach Serwisu internetowego wykorzystywane są lub mogą być wykorzystywane usługi od poniższych firm (Zaufani Partnerzy). Gromadzone w ramach funkcjonowania Serwisu internetowego dane przetwarzane są w ramach usług w sposób zanonimizowany (tzw. dane eksploatacyjne) do generowania statystyk pomocnych w administrowaniu Serwisem internetowym oraz do dostarczania użytkownikom odpowiednich treści.
Usługi Google Analytics oraz Universal Analytics dostarczane przez Google Inc. (adres siedziby: 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA);

Postanowienia końcowe

Podanie danych osobowych przez podmiot danych korzystający z usług lub produktów Spółki jest dobrowolne. Brak podania danych wskazanych jako wymagane do podania, będzie skutkowało brakiem możliwości ich przetwarzania przez Spółkę w celu zawarcia i realizacji umowy.
Dane osobowe osób reprezentujących lub przedstawicieli kontrahentów Spółki przekazywane są na rzecz Spółki przez jej kontrahentów.
Serwis internetowy może zawierać odnośniki do innych stron www lub wtyczki mediów społecznościowych. Spółka nie ponosi odpowiedzialności za oprogramowanie, usługi, produkty, treści lub zasady zachowania prywatności, w tym przetwarzania danych osobowych, obowiązujące na tych stronach lub w mediach społecznościowych. Rekomendujemy, aby po przejściu na inne strony www, użytkownik zapoznał się z zasadami zachowania prywatności tam ustalonymi.